Dịch vụ Payroll (tính lương) không chỉ là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực, mà còn là yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong quản lý nhân sự. Trong bối cảnh môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ và kỳ vọng của người lao động ngày càng cao, việc sử dụng dịch vụ payroll chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, bảo hiểm xã hội và tranh chấp lao động – đồng thời tập trung nguồn lực vào hoạt động cốt lõi để phát triển bền vững.
Dịch vụ Payroll tiêu chuẩn bao gồm những chức năng nào?
Dịch vụ Payroll (thuê ngoài quản lý lương) ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ vào khả năng tối ưu hóa vận hành, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ toàn bộ các chức năng mà dịch vụ này mang lại. Bài viết sau sẽ hệ thống chi tiết những nội dung cơ bản mà một dịch vụ Payroll tiêu chuẩn cần đáp ứng, dưới góc nhìn chuyên môn pháp lý và thực tiễn vận hành.
Dịch vụ Payroll là gì?
Payroll Outsourcing (dịch vụ thuê ngoài quản lý tiền lương) là giải pháp trong đó doanh nghiệp giao cho bên thứ ba thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và nghĩa vụ tài chính với người lao động, bao gồm quản lý tiền lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định pháp luật.
Thông qua dịch vụ này, doanh nghiệp không chỉ giảm tải công việc hành chính mà còn đảm bảo sự tuân thủ chặt chẽ với các quy định pháp lý hiện hành, hạn chế tối đa rủi ro liên quan đến lao động và thuế vụ.
Các chức năng cốt lõi của dịch vụ Payroll tiêu chuẩn
-
Quản lý hồ sơ và thông tin lao động
Dịch vụ Payroll không chỉ dừng lại ở việc tính toán lương thưởng đơn thuần, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học và hệ thống. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm:
Thu thập, nhập liệu và cập nhật hồ sơ nhân viên trên hệ thống quản lý.
Soạn thảo và lưu trữ hợp đồng lao động, thư mời nhận việc, phụ lục hợp đồng theo mẫu và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Hỗ trợ đào tạo, chuyển giao tài liệu và quy trình cho bộ phận nhân sự.
Theo dõi việc nghỉ phép, chấm công, làm thêm giờ nhằm bảo đảm tính minh bạch trong tính lương và đánh giá hiệu suất lao động.
-
Tính toán và quản lý lương thưởng
Tính lương là chức năng trung tâm của mọi dịch vụ Payroll chuyên nghiệp. Dịch vụ bao gồm:
Thiết lập hệ thống bảng lương phù hợp với cơ cấu tổ chức và chính sách của doanh nghiệp.
Tính toán tiền lương, thưởng, phụ cấp theo công thức, quy trình đã thống nhất.
Tích hợp các thay đổi từ các văn bản nội bộ (tăng, giảm lương, phụ cấp, phạt…) vào hệ thống lương.
Xuất bảng lương theo định dạng Excel để doanh nghiệp kiểm tra và phê duyệt.
Thanh toán lương tự động qua hệ thống ngân hàng nếu được ủy quyền, đảm bảo chính xác và kịp thời.
-
Quản lý bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp
Tuân thủ quy định về bảo hiểm bắt buộc là yêu cầu pháp lý mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện. Dịch vụ Payroll tiêu chuẩn sẽ:
Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.
Thực hiện báo tăng, giảm lao động theo mẫu chuẩn của cơ quan BHXH.
Hỗ trợ khai báo, quyết toán dữ liệu BHXH định kỳ, ký điện tử và nộp hồ sơ online.
Hướng dẫn và hỗ trợ người lao động nhận thẻ BHYT, sổ BHXH đúng quy định.
Việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu BHXH, BHTN hàng quý cũng do đơn vị cung cấp dịch vụ trực tiếp thực hiện, hạn chế tối đa sai sót và chậm trễ.
-
Quản lý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những lĩnh vực phức tạp, dễ xảy ra sai sót và tranh chấp nếu không được quản lý chặt chẽ. Một dịch vụ Payroll chuyên nghiệp sẽ:
Đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động mới.
Tính toán số thuế phải nộp hàng tháng theo quy định.
Thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm cho toàn bộ nhân sự.
Quản lý chứng từ khấu trừ và cung cấp báo cáo thuế cho doanh nghiệp và người lao động.
Các hệ thống hiện đại còn cho phép người dùng tra cứu, kiểm tra chứng từ và báo cáo thuế ngay trên nền tảng trực tuyến hoặc ứng dụng di động.
-
Thực hiện báo cáo theo yêu cầu pháp luật
Dịch vụ Payroll không thể thiếu chức năng lập và nộp các loại báo cáo bắt buộc, bao gồm:
Báo cáo sử dụng lao động định kỳ theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Các báo cáo liên quan đến biến động lao động, tình hình tham gia bảo hiểm.
Thay mặt doanh nghiệp nộp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, đảm bảo tuân thủ tiến độ và hình thức theo yêu cầu pháp lý.
Tận hưởng nhiều tiện ích vượt trội cùng Investpush
Trong bối cảnh thị trường dịch vụ Payroll ngày càng phát triển đa dạng, Investpush đã khẳng định vị thế là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, trải rộng trên nhiều lĩnh vực kinh tế. Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dịch vụ tính lương và quản lý lương cơ bản, Investpush còn mang đến cho khách hàng nhiều tính năng ưu việt, gia tăng hiệu quả quản trị nhân sự và tuân thủ pháp lý trong toàn bộ hoạt động vận hành doanh nghiệp.
Công nghệ hiện đại nâng tầm quản lý nhân sự
Một trong những điểm nổi bật tạo nên sự khác biệt của Investpush chính là việc phát triển ứng dụng di động chuyên biệt dành riêng cho khách hàng. Ứng dụng này tích hợp các công nghệ hiện đại, cho phép doanh nghiệp và người lao động tương tác hai chiều dễ dàng, nhanh chóng tra cứu thông tin về lương, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội – những yếu tố có tính chất pháp lý cao, đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối.
Không chỉ vậy, nền tảng này còn hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và tổ chức quy trình Onboarding – giới thiệu nhân viên mới – một cách bài bản và đồng bộ. Đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, việc số hóa quy trình này giúp nhân sự mới nắm bắt nhanh chóng văn hóa tổ chức và yêu cầu công việc, đồng thời tối ưu thời gian, chi phí cho bộ phận nhân sự.
Cam kết bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn pháp lý
Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời đại số hóa, Investpush tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về bảo mật thông tin theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp đối tác sẽ được trang bị các công cụ xác nhận tiêu chuẩn bảo mật ngay từ khi bắt đầu hợp tác, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho toàn bộ hệ thống thông tin nhân sự, tiền lương và thuế vụ.
Investpush – Đối tác chiến lược cho sự phát triển bền vững
Bài viết trên đã giới thiệu những tính năng cơ bản và ưu việt mà một dịch vụ Payroll tiêu chuẩn cần có. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý lương toàn diện, hiệu quả và đảm bảo tuân thủ pháp luật, hoặc đơn giản chỉ muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực Payroll Outsourcing, Investpush sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp nhất.
Giới thiệu về Investpush
Investpush là một trong những đơn vị tiên phong và uy tín hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp giải pháp nhân sự trọn gói. Được thành lập từ năm 2001, Investpush đã và đang phục vụ hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước với những giải pháp nhân sự được thiết kế linh hoạt, sát thực tế, đo lường được hiệu quả cụ thể, dựa trên ba nền tảng cốt lõi:
- Dữ liệu nhân sự chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế;
- Đội ngũ chuyên gia nhân sự (HRBP) chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm;
- Ứng dụng công nghệ nhân sự hiện đại, tiên tiến.
Các dịch vụ chính của Investpush bao gồm:
- Thuê ngoài nhân sự;
- Thầu nhân lực thương mại;
- Thầu nhân lực sản xuất;
- Quản lý lương (Payroll Management);
- Tuyển dụng;
- Tư vấn và phát triển nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ nhân sự với nền tảng SKALE.
Công ty Luật Investpushlaw
Còn rất nhiều dịch vụ hữu ích cho bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
- Email: lawyer@investpush.com
- Số điện thoại: (+84) (028) 6298 2468 – (+84) (028) 3820 6904
- Hotline: 090 905 8468
- Địa chỉ: Investpush Legal – 11bis Phan Ngữ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh
