Người nước ngoài thành lập văn phòng đại diện dễ hay khó?

Trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài sẽ có nhu cầu thăm dò, nghiên cứu thị trường để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Trong giai đoạn này, việc thành lập một văn phòng đại diện có thể là một sự lựa chọn phù hợp vì quy mô nhân sự ít hơn và thủ tục thuế, lao động cũng đơn giản hơn so với việc thành lập một công ty.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
“1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)”.

Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Các trường hợp không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng được các điều kiện nêu trên;
• Đề nghị cấp Giấy phép văn phòng đại diện trong vòng 2 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép văn phòng đại diện;
• Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Nơi nộp hồ sơ:

Nếu dự kiến đặt Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao: Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi dự kiến đặt văn phòng.
Nếu dự kiến đặt Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao: Nộp hồ sơ tại ban quản lý.

Thời hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện:

05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại (nếu có) của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý. Nếu Quý Khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ email contact@investpush.com để có câu trả lời nhanh chóng và chính xác nhất.
Trân trọng./
Investpush Legal